Berlin, 17. November 2008
Mit SAP® Records Management auf dem Weg zum papierlosen Büro

Die PRO POTSDAM GmbH macht einen großen Schritt in Richtung „papierloses Büro“. Ab dem 2. Quartal 2009 wird sie SAP® nutzen, um die Mietvertragsbearbeitung auf eine aktenbezogene, voll elektronische Bearbeitung umzustellen.

Zukünftig werden alle vertragsrelevanten Dokumente eingescannt und zusammen mit E-Mails und Kundencenter-Meldungen, mit Hilfe der Projektlösung der PROMOS consult, elektronisch der betreffenden Mietvertragsakte zugeordnet. Jeder zugriffsberechtigte Mitarbeiter wird im Posteingang seines SAP® Business Workplace über die eingehenden Schreiben informiert. Der Zugriff auf die Akten ist nun jederzeit und abteilungsübergreifend möglich.

PROMOS consult erweitert bei seiner Lösung das SAP® Records Management um Funktionalitäten, bei denen durch Knopfdruck in der Mietvertragsakte gleich ein passendes Dokument zum Geschäftsvorfall ausgedruckt werden kann und im richtigen Reiter der elektronischen Akte gespeichert wird.
Durch diese elektronische Lösung lassen sich Geschäftsprozesse im Rahmen des Postein- und -ausgangs gezielt konfigurieren und durch SAP® Business Workflows automatisieren.

Die Vorteile der Lösung:
Verbesserte Transparenz und damit Prüffähigkeit von Informationen und Tätigkeiten
Reduzierte Fehlerrate
Verbesserte Kontrolle über Dokumente und Unversehrtheit
Reduzierung des Administrationsaufwandes und Verbesserung der Geschäftsprozesse

Die PRO POTSDAM ist ein kommunales Wohnungsunternehmen, das sich auf die Betreuung, Modernisierung und Vermietung von Immobilien spezialisiert hat. Mit einem Bestand von ca. 17.000 Wohnungen ist sie der größte Wohnungsanbieter der Stadt. Sie ist damit verantwortlich für jede vierte Wohnung und ihre Bewohner. Speziell in den Bereichen Prozessoptimierung, Transparenz und Energiesparen ist sie eines der innovationsfreudigsten Unternehmen der Branche, das für viele Lösungen als Referenz herangezogen wird.