Portfolio No.: 9602-01

PROMOS Lösungspaket Datenschutz

Das Sorglos-Paket für Anforderungen aus dem Datenschutz

Datenschutz ist ein Thema, auf das Kunden und Unternehmen im Laufe der vergangenen Jahre immer sensibler reagieren. Jedoch nicht nur der individuelle Wunsch des Kunden nach mehr Transparenz und Konsequenz im Umgang mit seinen Daten, auch gesetzliche Regelungen machen es erforderlich, sich als Unternehmen konzeptionell und langfristig mit dem Thema auseinander zu setzen. Ein durchdachtes Lösch- und Sperrkonzept ist deshalb für jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet, sinnvoll und notwendig. In einem solchen wird umfassend geregelt, wann ein Datensatz frühestens gelöscht werden darf. Dies kann sowohl von rechtlichen Aufbewahrungsfristen abhängig, als auch durch offene betriebswirtschaftliche Prozesse bedingt sein, so kann z. B. bei einer titulierten Forderung eine spezifische Behandlung notwendig werden. PROMOS kennt die relevanten Fragen zur Ausarbeitung eines stringenten Konzepts und unterstützt bei der Umsetzung.

Darüber hinaus bietet PROMOS verschiedene Reports an, die speziell bei der Umsetzung der in 2018 erneuerten EU-DSGVO unterstützen, z. B. einen Auskunftsreport, der die Daten zum Geschäftspartner im PDF- oder CSV- Format bereitstellt, sowie einen Anonymisierungsreport, welcher die Daten eines Geschäftspartners löschen kann.

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung hat eine einheitliche Regelung der Verarbeitung personenbezogener Daten durch Unternehmen in der Europäischen Union zum Ziel. Seit Mai 2018 wurden durch die Erneuerung der DSGVO die Rechte von Privatpersonen in weiten Teilen gestärkt. So sind Unternehmen nun beispielsweise in der Pflicht, betroffenen Personen eine Auskunft der über die verarbeiteten Daten zu erteilen. Hierbei geht es nicht nur um das „ob“. Im konkreten Fall muss auch eine Kopie der gespeicherten Daten in maschinenlesbarer Form übermittelt werden. Darüber hinaus wurde ein sogenanntes Recht auf Vergessenwerden eingeführt, also eine zeitlich oder inhaltlich bedingte Löschung der Daten unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

Wird vom Kunden bzw. Mieter eine Einsicht der über ihn verarbeiteten Daten eingefordert, kommt der von PROMOS entwickelte Auskunftsreport ins Spiel. Dieser liefert eine detaillierte Übersicht der gespeicherten Informationen, bspw. Geburtsdatum, Anschrift oder Bankdaten, im PDF- oder CSV-Format.

Eine Überschreibung von Mieterdaten erfolgt über den Anonymisierungsreport. Eine Löschung von personenbezogenen Daten kann entweder erforderlich werden, wenn diese nicht mehr benötigt werden oder aber wenn eine Person die Löschung verlangt. Der PROMOS Report kann zunächst einen Simulationslauf durchführen, um die zu löschenden Daten noch einmal zu kontrollieren, bevor sie anschließend anonymisiert werden.

PROMOS Report zur EU-DSGVO

Der PROMOS Report stellt für den Datenexport eine CSV-Datei zur Verfügung.

PROMOS Report zur Anonymisierung personenbezogener Daten in SAP

Der Simulationslauf im PROMOS Anonymisierungsreport ermöglicht eine Überprüfung der Geschäftspartnerdaten in SAP®.

Further information

  • Nicht jedes Unternehmen ist gleich: Deshalb können die Reports des PROMOS Lösungspakets Datenschutz jederzeit auf die individuellen Anforderungen und Abläufe Ihres Unternehmens abgestimmt werden. Denkbar ist beispielsweise die Einführung von speziellen Rollen zum Löschen bzw. Anonymisieren von Daten oder ein gesonderter Umgang mit Daten, welche titulierte Forderungen betreffen. Ebenso kann eine separate Regelung für den Sterbefall von Kunden bzw. Mietern getroffen werden.
  • Auskunft per App: Mieter lieben es unkompliziert. Deshalb greifen sie bei der Kommunikation mit dem Wohnungsunternehmen gern auf Online-Lösungen oder Apps mit Self-Service Funktionen, die ein unmittelbares Ergebnis zu ihrer Anfrage liefern, zurück. In der Mieter-App von easysquare kann deshalb auch eine Datenschutzauskunft für den Mieter eingerichtet werden.

Your benefit

Klare Regeln: Zwar sind die Vorschriften zum Datenschutz gesetzlich vorgegeben, jedoch muss deren konkrete Einhaltung vom Unternehmen selbst realisiert werden. Mit dem Lösungspaket zum Datenschutz wird ein verbindlicher Rahmen geschaffen.

Automatisierung: Die verfügbaren Reports reduzieren den nötigen Aufwand auf ein Minimum, indem er nach festgelegten Regeln Daten automatisiert löscht.

Individualisierung: Egal, welche Anforderung, PROMOS kann spezifisch auf Ihre Bedürfnisse Konzepte erarbeiten und die technische Umsetzung realisieren.

End user

  • Immobilienverwalter
  • Kundenbetreuer
  • Debitoren-/Kreditorenbuchalter

Technical requirements

  • SAP® ERP 6.0

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