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08/04/2021
Success Story

Mobile Verkehrssicherung mit der easysquare Professional App jetzt auch in Österreich – Die BUWOG Group GmbH setzt auf die PROMOS QMVKS

Projekte komplett remote abwickeln. Das geht? Ja, und zwar sogar ziemlich erfolgreich. Den Beweis erbrachte PROMOS im schwierigen Pandemie-Jahr gemeinsam mit der BUWOG Group GmbH. Dort wurde die PROMOS QMVKS zur integrierten und mobilen Abbildung der Verkehrssicherungspflichten und Wartungsaufgaben eingeführt. Die bewährte Lösung wurde in kürzester Zeit an den österreichischen Markt und verschiedene Unternehmensspezifika angepasst.
Mobile Verkehrssicherung bei der BUWOG Group mit easysquare und PROMOS

Die BUWOG Group GmbH trifft eine Entscheidung


Aktuell verfügt die BUWOG Group GmbH über rund 21.300 Bestandseinheiten in ganz Österreich und plant eine Ausweitung um etwa 5.100 Wohneinheiten, die sich auf die Hauptstadt Wien konzentrieren. Seit September 2018 gehört das österreichische Immobilienunternehmen zur Vonovia SE – eine nicht unwichtige Tatsache für das gesamte Projektgeschehen. Als langjähriger Kunde hat Vonovia bereits seit mehreren Jahren Lösungen der PROMOS im Einsatz und einen guten Überblick über das Leistungsportfolio. Als die BUWOG sich Ende 2019 auf die Suche nach einer digitalen Lösung für ihre Verkehrssicherungspflichten begab, kam schnell PROMOS ins Spiel und man entschied sich alsbald für die Qualitätsmanagement- und Verkehrssicherungslösung (kurz: PROMOS QMVKS) des Berliner Digitalisierungsexperten. Das Projekt startete zum April 2020 mit Lukas Schön, Applikationsmanager, als IT-Projektleiter auf Seiten der BUWOG.


Eine Situation mit Potenzial


Die österreichische BUWOG Group GmbH wurde nach der Übernahme durch die Vonovia in deren SAP® System migriert und arbeitet dort mit einem eigenen Mandanten. Bis dato erfüllten die Objektbegeher der BUWOG ihre Verkehrssicherungspflichten traditionell mit Hilfe von papierbasierten Protokollen, die sie nach ihren Vor-Ort-Terminen manuell ins System übertragen mussten. „Natürlich erfüllte diese Vorgehensweise ihren Zweck, allerdings sahen wir hier deutliches Potenzial zur Verbesserung. Von einer mobilen Lösung erhofften wir uns eine deutliche Entlastung unserer Mitarbeiter und auch eine Reduktion möglicher Übertragungsfehler“, erläutert Schön die Gründe für die Projektinitiative.


Lukas Schön, Applikationsmanager und IT-Projektleiter auf Seiten der BUWOG


Mit einem guten Standard zur spezialisierten Einzellösung


Entsprechend dem bewährten Best Practice Ansatz der PROMOS wurde nach ersten Vorgesprächen über die grundsätzlichen Anforderungen der BUWOG zunächst die Standard QMVKS Lösung zu internen Testzwecken zur Verfügung gestellt. Schön dazu: „Wir konnten nun schon zu einem sehr frühen Zeitpunkt feststellen, wo die Lösung schon sehr konvergent ist und an welchen Stellschrauben wir noch justieren müssen.“ Auf Anpassungen der Lösung folgte immer eine Testung durch die Mitarbeiter der BUWOG. In Kombination mit regelmäßigen Abstimmungen und Projektleitersitzungen konnte so Schritt für Schritt das Delta hin zur Ideallösung verkleinert werden. Ein wichtiger Erfolgsfaktor war zudem die intensive Einbindung der Endanwender in das Projektgeschehen. Georg Niessner, Abteilungsleiter Technische Bestandsbewirtschaftung und fachlicher Projektleiter auf Seiten der BUWOG, stellt fest: „Als Fachabteilung haben wir eine sehr präzise und praxisnahe Vorstellung darüber, was die Lösung leisten muss und gleichzeitig können wir beurteilen, welche Funktionalitäten den Arbeitsalltag des Objektbegehers effizienter und komfortabler gestalten können. Deshalb habe ich hier auch immer wieder die Meinung meines Teams eingeholt und sie an der Lösungsentwicklung teilhaben lassen. Auf diese Weise konnten wir schon früh eine Basis zur Akzeptanz der Lösung schaffen.“


Transparente Kommunikation als A und O im Remote-Projekt


Als das Projekt im April 2020 begann, hatte die Covid19-Pandemie Europa schon längst erreicht. Persönliche Meetings – und das auch noch über Ländergrenzen hinweg – waren zu diesem Zeitpunkt nicht vorstellbar. Die Herausforderung hieß nun also, das Projekt vollständig remote abzubilden. Üblicherweise nutzt PROMOS bereits seit Längerem für Kundenprojekte Sharepoint, um Dokumente für alle Projektteilnehmer zentral einsehbar und editierbar vorzuhalten. Zusätzlich stellte das Berliner Systemhaus gleich zu Beginn der Pandemie das Unternehmen intern auf eine stringente Kommunikation, Zusammenarbeit und Dateiverwaltung in MS® Teams ein. Da die Plattform auch bei der BUWOG bereits im Einsatz war, lag eine Nutzung für das Projekt nahe. „Am Anfang dachte man natürlich, das könnte vielleicht ein Hindernis werden, vollständig digital zusammenzuarbeiten. Es zeigte sich allerdings schon nach kurzer Zeit, dass dies, zumindest für unser Projekt, nicht der Fall sein würde. In regelmäßigen Calls mit und ohne Video entstand trotz der physischen Entfernung sehr schnell eine Vertrauensbasis. Der Schlüssel für eine gute Zusammenarbeit war für uns nicht das persönliche Kennenlernen, sondern Transparenz und Offenheit in der gemeinsamen Kommunikation“, erläutert Schön. So lief das Projekt trotz alledem sowohl zeitlich als auch inhaltlich planmäßig.

PROMOS Soll-Ist-Vergleich der Prüfaufgaben im Rahmen der Verkehrssicherungspflichten bei der BUWOG

Abbildung 1: Im Soll-Ist-Vergleich erhält der Anwender einen Überblick über alle Prüfaufgaben. Ampelfarben verdeutlichen den aktuellen Status.

PROMOS QMVKS – ein Lösungsumfang, der überzeugt


Die individuell angepasste QMVKS Lösung ist seit dem Jahresbeginn 2021 bei der BUWOG produktiv im Einsatz. Insgesamt vier Objektbegeher führen seitdem die Überprüfung der Verkehrssicherungs- und Wartungspflichten für den landesweiten Bestand durch, was für das erste Jahr rund 180.000 Prüfaufgaben bedeutet. In der easysquare Professional App können mobil vor Ort die jeweils fälligen Aufgaben mithilfe von Abhaklisten und Katalogauswahl bequem durchgeführt werden. Die Daten stehen anschließend automatisch in SAP® bereit und können dort ausgewertet werden. Besonders hilfreich ist der Soll-Ist-Vergleich, der den Stand der Begehungen mit Fälligkeiten für den gesamten Bestand übersichtlich auswertet. „Dass wir jetzt in der Lage sind, auf Knopfdruck einen Status über offene, überfällige und abgeschlossene Prüfaufgaben zu erhalten, ist für uns ein ausgesprochen großer Komfort und Mehrwert“, berichtet Niessner begeistert. Die Lösung zeichnet sich zudem durch verschiedene individuelle Anpassungen aus.


Spezialisiert – regionenabhängige Prüfleistungen, Infos zu Gesetzen und ein Gesamtprotokoll


Zwar ist in Österreich der überwiegende Teil der gesetzlichen Prüfpflichten für das gesamte Land gleich, jedoch gibt es in Einzelfällen Individualregelungen je Bundesland. Deshalb können in der QMVKS Lösung der BUWOG nun regionenabhängig Prüfleistungen hinterlegt werden. Neu ist darüber hinaus, dass die relevanten Gesetze, aus denen sich die einzelnen Prüfpflichten ergeben, zu den Prüfleistungen hinterlegt werden können.


Wunsch der BUWOG war es zudem, nachträglich ein jährliches Gesamtprotokoll erzeugen zu können. Mittels eines für SAP® eingerichteten Smartforms Schreibens kann nun ein entsprechendes PDF-Dokument generiert werden, das die Informationen aus der Jahresbegehung mit allen Fotos und farblichen Markierungen enthält.


Optimiert – Stammdatenpflege mobil per App


Ein wichtiger Baustein für die neue QMVKS Lösung ist die Integration einer Stammdatenpflege. Da die bestehenden Stammdaten nicht in der für die Lösung benötigten Struktur vorlagen, wurde diese optimiert. Dazu wurde die Baugruppenlogik eingeführt. Für jedes Gebäude wurde zunächst die maximale Ausprägung an Bauteilen hinterlegt. Mit dem ersten mobilen Prüfrundgang kontrollieren und pflegen die Objektbegeher nun, welche Bauteile tatsächlich vorhanden sind. Ist z. B. wirklich ein Hubtor verbaut und existiert ein Fahrstuhl? So kann für die Folgejahre noch genauer geplant werden, welche Prüfungen an welchen Gebäuden vorgenommen werden müssen. Die Stammdatenpflege kann auch bei Änderungen an den Immobilienobjekten jederzeit eingesetzt werden. Niessner dazu: „Die mobil erfassten Stammdaten werden automatisch in unser SAP® System integriert. Das geht nicht nur schnell und erspart uns manuellen Übertragungsaufwand, sondern erhöht auch unsere Datenqualität deutlich.“

Die easysquare Professional App als ideale Ergänzung zur Erledigung der Prüfaufgaben im Rahmen der Verkehrssicherungspflichten vor Ort im BUWOG Bestand

Abbildung 2: In der easysquare App sieht der Objektbegeher seine Prüfaufgaben und kann diese Schritt für Schritt abarbeiten. Ein Handlungsbedarf kann direkt in der App dokumentiert werden, wodurch nach dem Versenden in SAP® automatisch eine Meldung erzeugt wird.

Gelungene Anbindung – Verknüpfung des externen Ticketsystems und Fristenmanagers


Da die BUWOG ein eigenes Ticketsystem im Einsatz hat, musste die QMVKS Lösung an dieses Drittsystem angebunden werden. Immer dann, wenn die Objektbegeher früher vor Ort einen Schaden feststellten, musste dieser händisch aufgenommen und später manuell in das Ticketsystem der BUWOG übertragen werden. Heute funktioniert dies dank der digitalen Anbindung der mobilen Lösung an das Ticketsystem der BUWOG vollautomatisch. Ebenso wurde der bei der Vonovia im Einsatz befindliche Fristenmanager, in dem Wartungsverträge hinterlegt werden, mit der QMVKS Lösung verknüpft. Auf diese Weise können die Objektbegeher vor Ort bestimmte Inhalte aus den bestehenden Verträgen einsehen und anhand dieser ihre Prüfungen durchführen.


Gute Voraussetzungen – unternehmensweit bereit für die easysquare Professional App


Die Einführung der QMVKS Lösung bei der BUWOG erfüllte auf einer übergeordneten Ebene zusätzlich eine Pilotfunktion für die Vonovia. Dort ist bisher für rund 5.000 User die easysquare mobile App im Einsatz. Mit der Einführung der neuen easysquare Professional App bei der BUWOG wurde das gemeinsame SAP® System technisch und inhaltlich auf ein mögliches zukünftiges Update bei der Vonovia vorbereitet. Die BUWOG nutzt die neue Version erfolgreich produktiv und ein Umstieg beim Mutterkonzern kann nun ohne große technische Vorbereitungen jederzeit realisiert werden.

Informationstechnologie und Immobilien (IT&I) Ausgabe Nr. 31 / April 2021

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Fazit


Die Einführung der PROMOS QMVKS und ihre Anpassung an die unternehmensindividuellen Anforderungen sowie den österreichischen Markt war trotz der vollständig remote erfolgten Projektkommunikation von Erfolg gekrönt. In nur neun Monaten konnte die QMVKS produktiv gesetzt werden und erhielt bereits jetzt sehr positives Feedback. „Wir sind hoch zufrieden mit der neuen Lösung und haben sie bereits in anderen Abteilungen vorgestellt. Auch hier trafen wir bei unseren Kollegen auf Begeisterung. Wir sind zuversichtlich, zukünftig neben den bereits geplanten Optimierungen an der QMVKS noch weitere gemeinsame Projekte mit PROMOS zu realisieren“, spiegelt Schön den Projekterfolg wider und ergänzt: „Die ausschließlich digitale Zusammenarbeit hat für beide Seiten während des gesamten Projekts sehr gut funktioniert. Über ein persönliches Kennenlernen der Berliner Kollegen nach Corona würden sich gerade deshalb meine Kollegen und ich uns besonders freuen.“

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