Weniger Aufwand dank Mieter-Selbstbeauftragung per HWK bei VW Immobilien

Ein modernes IT-System bei Volkswagen Immobilien

Mit circa 9.500 Wohnungen ist die Volkswagen Immobilien GmbH eine der größten Vermieterinnen in Wolfsburg. Das Unternehmen profitiert von einem neuen und hochintegrierten SAP S/4HANA^® System. Schlanke Prozesse, die auch mobile Teilschritte inkludieren, sind das Markenzeichen der modernen IT-Infrastruktur. Um dies zu ermöglichen, nutzt VWI zahlreiche Komponenten aus dem Hause PROMOS. Angefangen mit dem vielseitig einsetzbaren Prozesssteuerungstool easysquare workflow, über die Qualitätsmanagement- und Verkehrssicherungslösung bis hin zur Mieter-App und Handwerkerlösung umfasst die digitale Landschaft viele wichtige Komponenten, die vollständig in das SAP^®-System des Unternehmens integriert sind.

Die Selbstbeauftragung bei VWI – Vorteile für Mieter, Vermieter und Handwerker

Man kennt es. Für den Mieter vergehen oft mehrere Tage, wenn nicht gar Wochen, bis ein gemeldeter Schaden durch die Hausverwaltung bearbeitet und anschließend ein Handwerksunternehmen beauftragt ist. Beschleunigt wird der Prozess bereits deutlich, wenn der Vermieter zur Beauftragung und Abrechnung moderne, integrierte IT-Tools wie ein digitales Handwerkerportal einsetzt. Die VWI verkürzt diesen Prozess nun noch einmal deutlich. Mieterinnen und Mieter können bei ausgewählten Handwerksunternehmen ihre Schäden selbst melden. Das Handwerksunternehmen legt daraufhin eine Meldung im Handwerkerportal im Bereich Selbstbeauftragung an, woraufhin in kürzester Zeit eine Bestätigung durch die VWI eingeht. Durch die Möglichkeit zur direkten Kontaktaufnahme mit dem Handwerksunternehmen ohne den Zwischenschritt über die VWI spart der Mieter viel Zeit, kann schnell einen Termin vereinbaren und ist seinen Schaden im Nu wieder los. Auch für die Mitarbeitenden der VWI wird der Arbeitsaufwand deutlich reduziert. Der Prozess ist über das Handwerkerportal vollständig in das SAP^®-System der VWI integriert, wodurch eine Abrechnung per Leistungsnachweis medienbruchfrei erfolgen kann. Gleichzeitig steht die Dokumentation der Auftragsbearbeitung transparent in SAP^® zur Verfügung.

Insgesamt brilliert die Lösung der Selbstbeauftragung noch durch einen weiteren Vorteil. So ist im Rahmen der Einführung keine zeitintensive Anbindung der Handwerksunternehmen durch eine Schnittstelle notwendig. Die Dienstleister können ihre Aufträge einfach über das browserbasierte Handwerkerportal bearbeiten. So ist auch der Anschluss neuer Handwerksunternehmen einfach und unkompliziert möglich.

Resümee und Ausblick

Durch die Möglichkeit zur Selbstbeauftragung können Mieterinnen und Mieter direkt Kontakt mit dem entsprechenden Handwerksunternehmen aufnehmen. Das beschleunigt den Prozess und verringert gleichzeitig den Arbeitsaufwand auf Seiten der VWI. Basis für dieses Konstrukt der Selbstbeauftragung ist die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit ausgewählten Handwerksunternehmen.

Zukünftig soll die Selbstbeauftragung dank der im Winter 2024 eingeführten Mieter-App von PROMOS noch einen Schritt weiter gehen. Mieterinnen und Mieter werden dann ihren Schaden direkt in der App beim zuständigen Handwerksunternehmen selbstbeauftragen. Die Umsetzung und Machbarkeit wird aktuell intern geprüft. Das Zusammenspiel aus digitaler Meldung in der Mieter-App, Selbstbeauftragung im Handwerkerportal und Integration in das SAP®-System würde den Prozess gänzlich digitalisieren und so auf ein vollkommen neues Level heben.